Springe zum Inhalt

Regelungen zur Nutzung der IT-Dienste

Im Folgenden finden Sie die von der Hochschulleitung festgelegten Regelungen zur Nutzung der IT-Services der Universität Vechta. Dies betrifft insbesondere die Erstellung der Nutzeraccounts bei Dienstantritt bzw. Immatrikulation sowie die Löschung nach Beendigung des Dientverhältnisses bzw. der Exmatrikulation.

Mit Ausstellung der Zugangsberechtigung können folgende IT-Services an der Universität Vechta genutzt werden:

  • E-Mail-Konto (MS Exchange oder alternative Webmail-Clients)
  • WLAN-Zugang (Anleitung zur Einrichtung der Endgeräte)
  • StudIP-Lehrmanagement-System
  • UniCard-Konto zum Abruf der Druck- und Scanaufträge
  • Nutzung der E-Medien-Dienste der Bibliothek
  • Nutzung der Pool-PCs (E 001, E 035) sowie der PC-Arbeitsplätze in der Bibliothek
  • Intranet-Bereich der Homepage
  • Personal-Portal zur Belegung von internen Fort- und Weiterbildungskursen und für die Zeitnacherfassung

Beschäftigte

Die Erstellung eines Nutzerkontos erfolgt automatisch nach digitaler Erfassung der Daten des neuen Beschäftigten durch die Personalabteilung. Dies erfolgt erst dann, wenn alle notwendigen Voraussetzungen und Unterlagen vorliegen.

Die Zugangsdaten werden automatisch an eine in den Einstellungsunterlagen angegebene private E-Mail-Adresse gesendet oder können persönlich unter Vorlage eines Lichtbildausweises beim IT-Support abgeholt werden.

Die dienstliche E-Mail-Adresse wird nach dem Muster <vorname.nachname@uni-vechta.de> erstellt. Der Zugang zu den IT-Services der Universität wird mit dem Tag des Dienstantritts freigeschaltet.

 

Studierende

Die Zugansdaten werden automatisch nach erfolgreicher Immatrikulation und Eintrag in die SOS-Datenbank durch das Immatrikulationsamt an die bei der Einschreibung angegebene private E-Mail-Adresse gesendet.

Die studentische E-Mail-Adresse wird nach dem Muster <vorname.nachname@mail.uni-vechta.de> erstellt.

Beschäftigte

Die Deaktivierung der Nutzerkonten ausgeschiedener Beschäftigter erfolgt aus dienstrechtlichen und datenschutzrechtlichen Gründen 4 Wochen nach Beschäftigungsende. Ein Zugriff auf das E-Mail-Konto ist dann nicht mehr möglich! Nach einem Jahr wird das Konto unwiderruflich gelöscht. Jeder ausscheidende Beschäftigte wird automatisch 2 Wochen vor Ende des Beschäftigungsverhältnisses per E-Mail über die bevorstehende Deaktivierung des Nutzerkontos informiert. Diese Erinnerung wird bis zum Deaktivierungstermin noch mehrmals wiederholt.

Der StudIP-Account kann zur Abwicklung von Lehrveranstaltungen noch 365 Tage nach Beschäftigungsende weitergenutzt werden. Nach Ablauf eines Jahres wird auch das StudIP-Konto unwiderruflich gelöscht. Sollten Sie bereits vor Ablauf eines Jahres keinen Zugang mehr zu Ihrem Nutzerkonto benötigen, melden Sie sich bitte beim IT-Support. Ihr Konto wird dann schon vorher gelöscht

Sollten Sie innerhalb von 4 Wochen nach Beschäftigungsende einen Anschlussvertrag bekommen, wird Ihr E-Mail-Konto automatisch weitergeführt. Ihr Nutzerkonto bleibt in diesem Fall bestehen und Ihre bisherigen Zugangsdaten gelten weiter.

Bitte informieren Sie rechtzeitig vor dem Ausscheiden Ihre beruflichen Kontakte darüber, dass Sie mit Ende Ihrer Beschäftigung an der Universität Vechta über Ihre bisherige E-Mail-Adresse der Uni nicht mehr erreichbar sein werden und geben ggf. eine alternative E-Mail-Adresse an. Dies können Sie bis zu Ihrem Ausscheiden z.B. durch einen entsprechenden Text in Ihrer E-Mail-Signatur bekannt machen.

 

Studierende

Die Nutzerkonten von Studierenden werden nach der Exmatrikulation automatisch nach Ablauf eines Jahres gelöscht. 2 Wochen vor diesem Termin wird der ehemalige Studierende per E-Mail über die bevorstehende Löschung des Nutzerkontos informiert. Diese Erinnerung wird bis zum Ablauf der Löschfrist noch 3 mal wiederholt.



Sichern Sie bei Bedarf rechtzeitig vor Deaktivierung Ihres E-Mail-Kontos. Ihre E-Mails. Hierfür können Sie z.B. das für den privaten Gebrauch kostenlose Tool Mailstore nutzen. Ein Anleitung zur Archivierung sowie ggf. Migration in ein privates E-Mail-Konto mit dieser Software finden Sie hier.

Nach Einschätzung des Deutschen Forschungsnetzes (DFN) ist die Einrichtung von Weiterleitungen an private E-Mail-Accounts für dienstliche Zwecke aus datenschutzrechtlicher und dienstrechtlicher Sicht grundsätzlich problematisch.

Daneben kann es aus technischer Sicht passieren, dass nicht alle zu einem privaten Postfach weitergeleiteten Nachrichten auch tatsächlich zugestellt werden.

Einige E-Mail-Provider, z.B. web.de oder GMX, können von einem Uni-Account weitergeleitete Nachrichten für SPAM halten. Denn der ursprüngliche Absender dieser E-Mail (z.B. der Server eines privaten Accounts eines Studierenden) stimmt dann nicht mit dem vermeintlichen Absender der Nachricht (Uni-Server) überein.

Der eigentliche Absender der E-Mail erhält dann lediglich z.B. eine der folgenden Fehlermeldungen:

  • 550-Requested action not taken: mailbox unavailable
  • 550-Reject due to SPF policy
  • 550-The originating IP of the message is not permitted by the domain owner

Das hierfür von privaten Providern eingesetzte SPF-Verfahren (Sender Policy Framework) dient ursprünglich zur Filterung von SPAM-Mails, indem es gefälschte E-Mail-Adressen erkennt. Im beschriebenen Fall werden aber auch "echte" E-Mails nicht zugestellt.

Technisch ist heutzutage die Weiterleitung von E-Mails an ein privates Postfach überflüssig, da das dienstliche Postfach per Browser von jedem Ort mit jedem beliebigen internetfähigen Endgerät abgerufen werden kann. Auch können private Accounts in OpenXchange eingebunden werden.